Probablemente eres de las personas que crean listas de tareas ordenadas por prioridades para organizar día a día. Pero, ¿qué ocurre cuando se gestiona un proyecto con diferentes responsables, cada uno de los cuales tiene un punto de vista diferente sobre la prioridad de los requisitos? ¿Cómo determina entonces la prioridad de cada actividad y la notifica a los integrantes del equipo?

En esa situación lo ideal es recurrir a una herramienta de priorización de tareas, como el método MoSCoW. Esta técnica de gestión de proyectos le permitirá a usted y a su equipo, identificar las tareas que son esenciales para el éxito del proyecto, así como las tareas que pueden ser descartadas.

¿Qué es el método MoSCoW?

El método MoSCoW es una herramienta para definir la priorización de tareas, y que tiene como objetivo lograr el entendimiento de los integrantes del equipo sobre la importancia que le asignan a cada requisito.

Este método de priorización tiene un papel primordial en las metodologías ágiles. En un proyecto ágil, es esencial comprender la importancia de las diferentes cosas como, requisitos, tareas, productos, etc., debido a que el tiempo es un recurso fijo.

El acrónimo en inglés MoSCoW, está formado por cuatro categorías las cuales se derivan de la primera letra que conforman dicha palabra, mientras que las letras “o” facilitan la pronunciación del acrónimo, que significa:

• Must-have (Debe tener)
• Should-have (Debería tener)
• Could-have(Podría haber)
• Won’t-have (No lo haré)

De esta forma, la prioridad en que se ordenan las tareas tiene un sentido descendente, en el que los Must Have son los más importantes y los Won't Have los que pueden posponerse.

La historia del método MoSCoW

El método Moscow fue desarrollado a mediados de la década de 1990, por Dai Clegg, experto en desarrollo de software de Oracle, y luego fue cedida al Método de Desarrollo de Sistemas Dinámicos (DSDM).

Aunque inicialmente este método fue creado por Clegg como una estructura para ser usada en proyectos con plazos fijos, hoy en día su uso es mucho más amplio, debido a que ha sido adecuado por muchos usuarios.

¿Cómo funciona la metodología?

Las tareas y actividades en el método MoSCoW se organizan con las siguientes categorias:

Must-have (Debe tener)

Esta categoría está conformada por iniciativas que son indispensables para el equipo. Incluye las necesidades que no son negociables para el proyecto, servicio o producto.

En este sentido, todas las cosas que se incluyan en esta categoría se consideran obligatorias y deben ser completadas por el equipo. En caso de tener dudas, sobre las cosas que deben estar en esta categoría, pregúntese lo siguiente:

• ¿Qué pasa si lo completamos sin él?
• ¿Hay un atajo o una manera más sencilla de realizarlo?
• ¿Funcionará el proyecto sin esta tarea?

Si el resultado final no sirve o es un fracaso sin una determinada tarea, entonces se considera un Must Have.

Should-have (Debería tener)

Las tareas de esta categoría son significativas para el producto final, pero no son imprescindibles, es decir, aunque no se realice la tarea, la entrega todavía sirve. Sin embargo, al incluirlas añaden un valor significativo al resultado final.

Estas tareas pueden ser replanificas para un fututo sin alterar el proceso actual, y aun así lograr satisfacer las necesidades del proyecto.

Could-have(Podría tener) 

Otra manera de denominar esta categoría es la frase "sería bueno tener", debido a que tareas no son imprescindibles para que el proyecto funcione. En comparación con las tareas que conforman should have, son menos significativos para los resultados si no se llevan a cabo.

Por esa razón, las iniciativas de Could Have son las primeras en ser excluidas si las tareas de las dos categorías previas son más grandes de lo esperado.

Won’t-have (No tendrá esta vez) 

Una de las ventajas del método MoSCoW es que agrupa diferentes iniciativas en la categoría de "no lo haré". Esto facilita el manejo de las expectativas sobre lo que no se incluirá en un momento específico.

Poner las tareas en esta categoría es una forma de impedir el desplazamiento del alcance, es decir, el desarrollo desorganizado del proyecto. Si algo está en esta categoría, el equipo sabe que no es una prioridad en este momento, pero sí podría serlo en un futuro cercano y ser reclasificada en alguna de las categorías anteriores.

¿Cuándo usar el método MoSCoW?

El método MoSCoW es muy eficiente para los equipos que desean incluir integrantes de los diferentes departamentos de la empresa en el proceso, logrando tener una visón más amplia del proyecto.

Otro motivo para utilizar este método es que permite a los equipos deducir cuánto esfuerzo se invertirá para cumplir con cada categoría. Por lo tanto, puede estar confiado de que está desarrollando diversas soluciones en cada entrega.

¿Por qué usar el método MoSCoW?

El uso del método MoSCoW funciona especialmente bien en los proyectos. Además, resuelve algunos problemas relacionados con los enfoques de priorización más sencillos basados en prioridades relativas, como en los siguientes casos:

• El utilizar una simple categorización alta, media o baja es menos preciso porque las definiciones de estas prioridades no existen o no están debidamente definidas, y no suministran a la empresa una promesa clara de lo que se puede alcanzar. Utilizar una categorización con una única opción de mediana, como la media, también admite la indecisión.
• Utilizar el método secuencial 1,2,3,4... también resulta débil porque ordena de manera menos efectiva los elementos que tienen una importancia similar. Pueden surgir discusiones sumamente largas e intensas, para intentar determinar con tu equipo si una tarea debe tener prioridad por encima de las demás.

Por esta razón, utilizar las categorías que nos brinda el MoSCoW proporciona un orden claro para realizar las tareas y sus posibilidades de ser completada.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del método MoSCoW?

La priorización que utiliza el método MoSCoW es perfecta para clasificar y organizar las tareas con el objetivo de realizar una excelente entrega. Las principales ventajas que nos ofrece:

• Se fundamenta en la experiencia del equipo;
• Sencillo y ágil de completar;
• Es ideal para fijar prioridades para los proyectos en marcha.

Sin embargo, hay algunos puntos en los que debemos tener precaución:

• Las reglas del método MoSCoW pueden ser relativas. Si no hay suficiente colaboración en el equipo, el establecimiento de prioridades puede resultar inexacta;
• El método necesita que el equipo esté habituado a las particularidades del servicio que se va a proporcionar. Cuando los colaboradores tienen distintos niveles de conocimiento respecto al servicio, les resulta más complicado clasificar y establecer el orden de las tareas.

Intenta emplear el método MoSCoW para priorizar tus tareas diarias. Observa los resultados que has obtenido al final del día. ¿Esta metodología te permitió hacer más?