POLCA son las siglas de Paired-Cell Overlapping Loops of Cards with Authorization, las cuales podrían traducirse como Superposición de Pares de Bucles (ciclos) de Tarjetas con Autorización. Es un sistema de control de producción a menudo asociado con el Kanban y el CONWIP (CONstant Work In Process).

El origen del Sistema Polca

Desde hace varias décadas la industria ha invertido capital y esfuerzo en desarrollar e implementar nuevas estrategias que le permitan optimizar su producción. En este camino han aparecido metodologías como el Six Sigma y el Lean Manufacturing, las cuales hoy en día son empleadas por gran cantidad de empresas en todo el mundo.

Pese a que técnicas como las mencionadas han sido implantadas con éxito, la búsqueda por lograr nuevos instrumentos que aceleren la producción, aumenten su calidad y reduzcan los costos, no ha cesado.  Una de las que está teniendo más éxito en esta labor, es el QRM (Quick Response Manufacturing), presentada en 1981 por el profesor de la Universidad de Wisconsin Rajan Suri.

El QRM comprende de una serie de estrategias destinadas a disminuir los tiempos muertos que pueden ocurrir a lo largo de todos los procesos de producción. Este método no solo intenta eliminar los retrasos a nivel de la planta de producción, engloba también a los demás departamentos, desde recursos humanos hasta la gerencia.

Una de las estrategias fundamentales del QRM es la adaptación de la capacidad del equipo de trabajo frente a cualquier demanda. La industria actual tiende a fabricar casi bajo pedido, lo que fuerza a ir más lejos de lo que lo hicieron técnicas anteriores. Por esta razón, Suri amplió las tarjetas Kanban del QRM para que los resultados fueran favorables en esta clase de demanda tan personalizada.

Como resultado, surgió el sistema POLCA, dirigido a regular el flujo de trabajo en ambientes de producción definidos por la diversidad de productos y los procedimientos por lotes.

En qué consiste el Sistema Polca

El Sistema Polca es una suerte de variante del Kanban centrada en aquellos tipos de industrias que fabrican diversas clases de productos o que en sus procesos de producción deben ceñirse a los requisitos específicos de sus clientes.  

Debido a este cambio de paradigma en el modo de producir, Rajan Suri diseñó el Sistema Polca. En él, la planta de producción es dividida en células multidisciplinarias y flexibles que emplean tarjetas para repartir y organizar la carga de trabajo. 

El POLCA se dirige principalmente a aquellos sistemas de producción sin pulls ni stocks. Su finalidad es regular el flujo para garantizar la rapidez de los pedidos en planta sin que se requiera la intromisión del factor humano. Por ejemplo, el POLCA impediría la fabricación de un pedido si hay un exceso en la línea de espera, lo cual acaba por disminuir los plazos de entrega o lead times.

Con respecto a los populares paneles del sistema Kanban, estos se mantienen en el POLCA. La mayor diferencia entre un sistema y otro es que en el Kanban los paneles se enfocan en los materiales requeridos para que la producción continúe avanzando, en tanto que en el POLCA los paneles avisan a las células cuándo deben continuar con el trabajo. Además, las tarjetas usadas en el POLCA son conocidas con el nombre de Tarjetas Polca.

Reglas del sistema POLCA

Al momento de agregar o quitar las tarjetas POLCAS para gestionar el trabajo en proceso o WIP (Work In Progress), las empresas deben partir de la previsión de la producción. Esto significa que no se inician los trabajos hasta que un conjunto de controles se cumplan:

• Al comienzo, el trabajador debe verificar si existen órdenes abiertas para que su célula inicie el trabajo. De no ser así, debería buscar trabajo disponible en otro proceso o célula. La participación de un supervisor que le asigne una nueva tarea puede ser requerida.
• El trabajador verifica si tiene la tarjeta POLCA correcta para iniciar con el trabajo.
• Si dispone de todos los materiales requeridos, el trabajador tiene que comenzar el trabajo.
• Por último, luego de cumplirse con todos estos controles y concluir el trabajo, el trabajador regresa la tarjeta POLCA para que pueda asumir más trabajos.

Las ventajas de este sistema

La práctica ha probado que la aplicación del Sistema POLCA puede ser tremendamente efectiva en ciertos ambientes de producción.

Aumenta el control de la producción

En la metodología POLCA, los productos medios o semi-terminados únicamente pueden ser entregados de una célula de trabajo a otra si ésta emitió una tarjeta avisando su disponibilidad. Si esto no sucede, el producto en específico no se entregará.

Este sistema pretende prevenir la acumulación de trabajo en la planta de fabricación. Como resultado, la producción incrementa su velocidad y se genera un aumento de control sobre los pasos del proceso

Controla el stock

POLCA actúa como una herramienta efectiva para controlar el stock. El motivo de que así sea, es que cada uno de los procesos está interconectado a un bucle con una cantidad determinada de tarjetas POLCA, lo que evita que los materiales sean mal aprovechados y disminuye los plazos de tiempo que duran en producción estos inventarios.

Si llega a detenerse un proceso porque falta una tarjeta POLCA, la capacidad de producción todavía puede ser desviada a otros procesos que sí cuenten con una tarjeta disponible.

Entre los efectos beneficiosos de esta disminución en los inventarios, se puede resaltar que genera una reducción en los tiempos totales de producción.

Contribuye a la planificación

Con MRP (Planificación de los requerimientos de material) de alto nivel, la demanda prevista a largo y mediano plazo puede calcularse con una precisión bastante buena. Gracias al resultado obtenido, el departamento responsable de la planeación podrá agregar o quitar las tarjetas POLCA para adecuarlas al plan trabajo propuesto.

En adición a esto, si a lo largo del período la demanda llegase a cambiar, el minimalismo de POLCA hace que readaptar la producción sea muy sencillo, solo hay que agregar o eliminar las tarjetas correctas. Como resultado, la adaptación de la capacidad de trabajo a la demanda existente, es mayor, sucede en tiempo real y se da con más facilidad.

Para productos personalizados

El QRM, metodología de la cual forma parte POLCA, está centrado en su totalidad a ambientes industriales en los que se fabriquen productos personalizados, con múltiples variaciones o adaptados a los requisitos específicos de los clientes. Esto no significa que utilizarlo en procesos de producción más estandarizados sea en vano, pero sí que a diferencia de como sucede con la metodología Lean, su aplicación es menos precisa.

En pleno XXI, en el que los tiempos de respuesta deben ser cada vez más rápidos y los tiempos de entrega más cortos, el sistema POLCA se alza como una metodología fundamental para que los fabricantes puedan adaptarse a las exigencias del competitivo mercado actual.